Medisch Secretaresse

Als medisch secretaresse van de behandeldienst ben je een vraagbaak voor collega’s, diverse instanties, cliënten en hun familie. Je bent verantwoordelijk voor diverse administratieve & secretariële handelingen, verwerkt de post en beantwoordt de telefoongesprekken die binnenkomen op deze afdeling. Je verzamelt de medische correspondentie van onze cliënten en houdt het elektronisch patiëntendossier up to date.   

Voor de medische vakgroep plan je afspraken in met cliënten en hun contactpersonen. Daarnaast ondersteun je de overige vakgroepen van de behandeldienst waar nodig. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:  

• Aanmaken en bijhouden van cliëntdossiers in een elektronisch patiëntendossier;  
• Administratieve verwerking van opnames en cliëntmutaties;  
• Roosters maken voor de artsen; 
• Post en e-mailverwerking;  
• Redigeren en versturen van brieven vanuit de medische vakgroep;  
• Bewaken van termijnen m.b.t. rechterlijke machtigingen, IBS etc.;  
• Bijhouden van het aanwezigheidsrooster van de medische vakgroep;  
• Voorbereiden indiensttreding nieuwe artsen, tijdig aanvragen rechten en devices;  
• Agenda- en documentbeheer;  
• Spreekruimten reserveren en voorraden bijhouden. 

Kortom, een veelzijdige en zelfstandige functie waarbij je een belangrijke rol hebt in het realiseren van een goed functionerende behandeldienst.  

De afdeling  

Als medisch secretaresse behandeldienst ben je werkzaam op locatie Meerstate te Heemskerk. In een team van 5 secretaresses en planners van zorg ondersteun je de behandeldienst en sta je dagelijks cliënten en collega’s te woord. Daarnaast werk je samen met de doktersassistenten vanuit dezelfde ruimte.  

De leden van de vakgroepen bekleden de volgende functies: specialisten ouderengeneeskunde, artsen (in opleiding tot specialist), verpleegkundig specialisten (in opleiding), fysiotherapeuten, ergotherapeuten, (GZ) psychologen, logopedisten, maatschappelijk werkers, geestelijk verzorgers en diëtisten.  

De medewerkers worden aangestuurd door twee managers behandeldienst.  

Werken bij ViVa! Zorggroep betekent werken in een gezellige en inspirerende werkomgeving waarin jij helemaal jezelf kunt zijn. Samenwerken staat voorop en wij investeren graag in onze medewerkers. Verder vinden wij het belangrijk dat jij je werk zo optimaal mogelijk kunt uitvoeren. Hier kijken wij samen naar. Daarnaast krijg je van ons een uitgebreid pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden. Lees snel verder! 

• Zekerheid! Jij ontvangt direct een onbepaalde tijd contract; 
• Een salaris conform CAO VVT in FWG 35 (€ 2.643,39 - € 3.471,46);
• Een eindejaarsuitkering (8,33%, uitbetaald in november); 
• Vakantiegeld (8%, uitbetaald in mei);   
• Indien van toepassing een ORT (onregelmatigheidstoeslag); 
• Een pensioen via pensioenfonds Zorg en Welzijn;   
• Aanvullende arbeidsvoorwaarden, zoals aantrekkelijke korting op een nieuwe fiets of e-bike, korting op een fitness abonnement of de contributie van een sportvereniging, een aanbrengbonus die kan oplopen tot €500 netto bovenop je salaris en de (collectieve) aanvullende zorgverzekering; 
• Verschillende mogelijkheden om je nog verder te ontwikkelen door middel van opleidingen en e-learnings. Jouw groei vinden wij belangrijk;

Maar bovenal heb jij een boeiende en zinvolle functie, waarin jij echt verschil kunt maken voor onze cliënten.  

• Een afgeronde mbo-opleiding niveau 4 op secretarieel gebied, medisch secretaresse is een pré;  
• Relevante ervaring in een soortelijke functie in de zorgbranche is een pré;  
• Uitstekende beheersing van MS-officepakket (m.n. Word, Excel en Outlook) en kennis van Google Drive en Teams; 
• Goede kennis van de Nederlandse taal en goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden;  
• Je bent enigszins stressbestendig en kunt prioriteiten stellen als de situatie daarom vraagt;  
• Flexibel inzetbaar.  

Om te beginnen maken we graag kennis met je onder het genot van een kopje koffie of thee. Zo kunnen we ViVa! introduceren, de functie bespreken en heb jij de ruimte om jezelf te presenteren. Tijdens het sollicitatieproces houden we je tijdig op de hoogte van eventuele beslissingen die we nemen. Het opvragen van een referentie kan onderdeel zijn van de procedure.

Heb je vragen over de inhoud van de vacature? Neem gerust contact op met Claudia Burger (manager Behandeldienst) c. burger@ vivazorggroep.nl.

Reageren kan tot 28 september.

Ben je al zo enthousiast dat je direct wilt solliciteren? Dat kan door op de solliciteren button te klikken!